Czym jest Apostille? Jak zalegalizować dokumenty wydane w UK?

Czym jest Apostille? Jak zalegalizować dokumenty wydane w UK?

Czym jest ApostillePoświadczenie autentyczności dokumentów to istotna kwestia szczególnie w sytuacjach, w których będą one nam potrzebne poza granicami rodzimego kraju. Legalizacja dokumentów może odbywać się na różne sposoby, a oszczędzającą czas i szybszą jej alternatywą jest Apostille. Na czym polega przyznanie wiarygodności dokumentów zgodnej z założeniami konwencji haskiej? Jak uzyskać tę klauzulę w Wielkiej Brytanii?

Klauzula Apostille – podstawowe informacje

Klauzula Apostille to czynność urzędowa, której głównym celem jest stwierdzenie autentyczności dokumentu, o którego uwierzytelnienie występuje przy użyciu wniosku jego posiadacz. Takie poświadczenie umożliwia przede wszystkim swobodne posługiwanie się dokumentami poza granicami kraju rodzimego kraju wydania dokumentu.

Dla jakich dokumentów najczęściej wydaje się klauzulę Apostille? W Polsce prym wiodą oczywiście świadectwa wydawane przez Urząd Stanu Cywilnego – akty ślubu, narodzin czy zgonu. Takich dokumentów dostarczonych przez osoby indywidualne jest najwięcej. W randze popularności wysokie miejsce zajmują również dokumenty sądowe oraz administracyjne, dyplomy potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe, ale też akty notarialne. Klauzula Apostille w niektórych sytuacjach jest potrzebna jako zaświadczenie o autentyczności wypisu z określonych rejestrów (np. z KRS). W przypadku spółek Ltd zarejestrowanych w UK, najczęstszym dokumentem wysyłanym do legalizacji poprzez klauzulę Apostille jest Certyfikowana Kopia Certyfikatu Inkorporacji (Certified Certificate of Incorporation). Dane jakie widnieją na takim dokumencie i jednocześnie są potwierdzane poza podstawowymi informacjami spółki są:

  • wszystkie zmiany nazwy,
  • informacje o braku toczących się wobec spółki postępowań urzędowych
  • oświadczenie o statusie spółki, która jest aktywna (nie jest spółką w zawieszeniu lub w trakcie rozwiązania) tzw. Good Standng Statement

Jak uzyskać Apostille?

Dla przedsiębiorców, którzy zarejestrowali swoją działalność w UK, newralgiczny będzie sposób uzyskania Apostille. Tutaj do dyspozycji mamy dwie placówki. Należą do nich FCO – Foreign and Commonwealth Office (brytyjski odpowiednik Biura Spraw Zagranicznych), a także The Legalisation Office, a więc tamtejsze Biuro Legalizacji.

Na Wyspach Brytyjskich uzyskanie Apostille w przeważającej części odbywa się drogą korespondencyjną. Jak wiadomo, wiąże się to z określonym czasem oczekiwania, choć krótszym niż w Polsce. Oczywiście, istnieje możliwość przyspieszenia tego procesu. Będzie się to jednak wiązać z wyższym kosztem całego procesu.

Do czego, z brytyjskiej perspektywy biznesowej, może przydać się Apostille? Taki dokument wydany na potrzeby spółki Ltd może być potrzebny np. do założenia konta w banku zagranicznym lub otwarcia oddziału firmy za granicą. Apostille może być poświadczeniem zarówno podstawowych danych spółki, jak i wszelkich zmian w jej nazwie oraz listy sekretarzy i dyrektorów czy też adresu rejestracyjnego.

Skąd się wzięła koncepcja klauzuli Apostille?

Można powiedzieć, że zastąpienie tradycyjnej legalizacji dokumentów o wiele sprawniejszym procesem, jakim jest oczywiście uzyskanie klauzuli Apostille, jest wynikiem konieczności usprawnienia procesów urzędowych. Zasady funkcjonowania tej alternatywy zostały określone w konwencji haskiej z 5 października 1961 roku, na której podpisanie zdecydowały się między innymi Polska i Wielka Brytania.

Międzynarodowe „za zgodność z oryginałem” zasadniczo występuje w dwóch formach: Apostille może widnieć bezpośrednio na dokumencie, którego autentyczność poświadcza lub też zostać dołączony na zupełnie oddzielnym formularzu. Oba potwierdzenia będą zgodne z literą prawa, a przede wszystkim zgodne z regułami, jakie określa wyżej wspomniana konwencja haska.

Co potwierdza klauzula Apostille?

Zgodnie z definicją, klauzula Apostille potwierdza autentyczność dokumentu, na jakiego rzecz została wydana. Nie mniej jednak warto wiedzieć, w jakich aspektach działa owo potwierdzenie. Apostille poświadcza również wiarygodność:

  • podpisu załączonego na dokumencie urzędowym, który został sporządzony w innym państwie;
  • pieczęci oraz stempli, które widnieją na danym dokumencie;
  • tożsamości osoby, która jest odpowiedzialna za złożenie podpisu na danym dokumencie.

Dokumenty wymagające wcześniejszego uwierzytelnienia

W kontekście występowania o Apostille nie sposób nie wspomnieć również o dokumentach, które będą wymagać uwierzytelnienia poprzedzającego proces wydania klauzuli. Do takich druków należą przede wszystkim wszelkiego rodzaju tłumaczenia dokumentów, których treść, a także pieczęć oraz podpis tłumacza przysięgłego obligatoryjnie musi zostać potwierdzona.

Wcześniejszego potwierdzenia wiarygodności będą wymagać również dokumenty sądowe, których uwierzytelnienia dokonać może prezes właściwego sądu. Wszystko zależeć będzie oczywiście od rodzaju formularza oraz widniejących na nim podpisów – wszak na tego typu dokumentach widnieć może podpis nie tylko sędziego, ale również sekretarza sądowego czy referendarza i wszystkie te oznaczenia muszą zostać poświadczone.

Do dokumentów, które muszą zostać uwierzytelnione zalicza się także wszelkie dyplomy, wyniki maturalne oraz potwierdzenia kwalifikacji zawodowych. Z prośbą o uwierzytelnienie powinniśmy zwrócić się do jednostki, która wydała stosowny dokument. Taka sama zasada tyczy się także dokumentów notarialnych.

Choć uzyskanie Apostille zarówno w Polsce, jak i Wielkiej Brytanii jest czasochłonnym zadaniem, wątpliwości może rodzić kwestia tego, co właściwie musimy potwierdzić ową klauzulą. Jeżeli potrzebujesz wydania poświadczania autentyczności dokumentów w UK klauzulą Apostille, skontaktuj się z naszym zespołem: https://www.taxangels.pl/kontakt/.

Call Now Button
Privacy Preferences
When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in form of cookies. Here you can change your privacy preferences. Please note that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we offer.