W jaki sposób płacone są w Wielkiej Brytanii podatki i jak odprowadza się składki na ubezpieczenia społeczne? Sprawdzisz to w tej publikacji. Zebraliśmy w niej wszystkie ważne informacje o brytyjskim systemie płacowym PAYE.
Czym jest PAYE, czyli Pay As You Earn? To brytyjski system płacowy, który służy HM Revenue and Customs (angielskiemu urzędowi skarbowemu HMRC) do pobierania zaliczek na podatek dochodowy oraz należności z tytułu ubezpieczenia społecznego od zatrudnienia.
Każdy pracodawca musi z zasady założyć konto w systemie PAYE. To warunek, żeby wypłacać wynagrodzenie pracownikowi. Tak wygląda ogólne założenie, spójrzmy na szczegóły Pay As You Earn.
PAYE – co to jest
PAYE jest brytyjskim systemem, który umożliwia odprowadzanie zaliczek na poczet podatku dochodowego pracownika (w tym dyrektora zatrudnionego w spółce Ltd). Dotyczy to również należności na jego ubezpieczenia społeczne.
System PAYE w UK
Poprzez system PAYE firma jako pracodawca reguluje wszystkie podatki i opłaty związane z ubezpieczeniami społecznymi za pracowników. Pojawia się pojęcie wynagrodzenia netto i wynagrodzenia brutto, oraz kosztów całkowitych zatrudnienia pracodawcy. Wszystkie obciążenia wliczone są i potrącane z bieżącego wynagrodzenia brutto.
W praktyce konkretne kwoty pracodawca oblicza używając oprogramowania księgowego lub powierzając zadanie wynajętemu biuru rachunkowo podatkowemu. Trzeba jednak pamiętać, że to pracodawca jest ostatecznie odpowiedzialny za wywiązanie się z obowiązków nałożonych przez system PAYE – nawet jeżeli obsługę płatności zlecił na zewnątrz. Dyrektor spółki Ltd musi dopilnować terminowanej płatności wynikających z naliczonych danin.
System PAYE obejmuje:
- wynagrodzenia,
- premie,
- zasiłek chorobowy,
- zasiłek macierzyński,
- honoraria i emerytury dyrektorskie.
Rejestracja w systemie PAYE
Pracodawca rejestruje się w systemie PAYE, kiedy przynajmniej jeden pracownik (w tym dyrektor) otrzymuje powyżej £130 tygodniowego (czyli £520 miesięcznego) wynagrodzenia.
Podczas rejestracji pracodawca otrzymuje unikalny numer ERN (Employers Reference Number) oraz Account Office Reference Number (identyfikuje płatności na rzecz pracowników do HMRC).
Rejestracja w PAYE odbywa się elektronicznie lub w formie papierowej. W kolejnych krokach będziesz mógł m.in. wybrać warianty płacowe, które wykorzystasz do rozliczeń.
Obowiązek zarejestrowania w systemie Pay As You Earn dotyczy także dyrektorów spółek Limited (LTD) jeżeli pobierają wynagrodzenie. Naturalnie obowiązek rozliczenia w ramach systemu płacowego mają również spółki LTD zatrudniające pracowników spełniających wspomniane wyżej kryteria.
Trzeba pamiętać, że w Wielkiej Brytanii każdą wypłatę dla pracownika należy udokumentować wystawiając w dniu wypłaty lub wcześniej PAYSLIP – to odpowiednik polskiego odcinka wypłaty. Payslip zawiera informacje o wszystkich potrąceniach, czyli podatkach i ubezpieczeniach. To ważny dokument, bo m.in. może być wykorzystany przez pracownika jako dowód zarobków, zapłaconego podatku oraz odprowadzonych składek emerytalnych.
PAYE i ewidencja – tego musi dopilnować pracodawca
Spółka Ltd która jest zgłoszona w systemie Pay As You Earn, musi zbierać informacje (dokumenty):
- ile płaci swoim pracownikom,
- jakich dokonuje potrąceń,
- raporty składane do HMRC,
- płatności na rzecz HMRC,
- urlopy pracownicze i chorobowe,
- zawiadomienia o kodach podatkowych,
- wydatki lub świadczenia podlegające opodatkowaniu,
- dokumenty Payroll Giving Scheme (wśród nich są umowy agencyjne i formularze upoważnień pracownika).
Co to jest Employment Allowance?
Brytyjskie prawo robi ukłon w stronę przedsiębiorców, którzy prowadzą biznes na mniejszą skalę. Zasiłek dla pracowników HMRC jest doskonałym przykładem stosunkowo niewielkiego, ale bardzo pomocnego programu rządowego, o którym wiele firm nigdy nie słyszało. Daje to małym firmom natychmiastową ulgę w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne, uwalniając trochę dodatkowej gotówki.
Ulga na zatrudnienie, czyli Employment Allowance w 2022 roku
Zasiłek pracowniczy HMRC pozwala niektórym firmom obniżyć roczną odpowiedzialność z tytułu ubezpieczenia społecznego nawet o £4000. W przypadku mniejszych firm zatrudniających kwalifikujących się pracowników zasiłek ten skutecznie eliminuje pierwsze £4000 składek na ubezpieczenie społeczne klasy 1 (NIC – National Insurance Contributions).
Dodatek obowiązuje na firmę, a nie na pracownika. Tak więc, niezależnie od tego, czy masz jednego pracownika generującego ponad £4000 na NICs w roku podatkowym, czy 10 pracowników generujących tyle samo, możesz ubiegać się o maksymalnie £4000.
Jak długo trzeba przechowywać wymienione powyżej dokumenty?
Brytyjski ustawodawca obliguje do przechowywania ich przez 3 lata od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. Urzędnicy skarbowi mogą zażądać w tym czasie okazania dokumentów. Ich brak może oznaczać wysoką karę pieniężną – w roku podatkowym 2021/2022 to £3.000 – oraz obowiązek zapłacenia kwoty wyliczonej przez HMRC.
Co trzeba wiedzieć o systemie PAYE?
Pracodawca nie musi rejestrować się w systemie PAYE, jeśli żaden z jego pracowników nie otrzymuje tygodniowo ponad £130, nie ma innej pracy oraz nie pobiera emerytury i nie ma świadczeń.
Pomimo braku obowiązku rejestracji w systemie PAYE, pracodawca nadal musi prowadzić listę płac (payroll).
Ile czasu ma pracodawca na zarejestrowanie w PAYE? Zgodnie z brytyjskimi przepisami musi to zrobić przed dniem pierwszej wypłaty dla pracownika, jednak nie wcześniej niż dwa miesiące. Wypłaty dla pracowników i stosowne potrącenia należy zgłaszać do HMRC w dniu wypłaty lub wcześniej.
Warto również pamiętać, że system PAYE wymaga składania raportów, w których informuje się HMRC o m.in. nowych zatrudnionych pracownikach, przejściach na emeryturę czy objęciu dyrektorskiego stanowiska. Brytyjska skarbówka wymaga również sporządzania raportów na koniec roku podatkowego (w UK rok podatkowy kończy się 5 kwietnia).
Podobnie jak w przypadku wszystkich rzeczy związanych z brytyjskim urzędem skarbowym HMRC, na początku zrozumienie zasad systemu wypłat może wydawać się skomplikowane. Pomoc wykwalifikowanego księgowego, który umiejętnie wyjaśni i ustali szczegóły prowadzenia listy płac, może okazać się bezcenna. Rejestracja do PAYE – oprócz niezbyt lubianego obowiązku płacenia podatków – ma też dobrą stronę, która może zainteresować wiele osób. Prowadzenie payroll-u w firmie jest niezbędne, żeby w przyszłości otrzymać brytyjską emeryturę.
