Jakie możliwości ma przedsiębiorca, który prowadzi firmę w Wielkiej Brytanii i chce zatrudnić pracownika? Do wyboru jest kilka opcji, wiele zależy od tego, czy mówimy o pracowniku na miejscu czy pracującego na odległość – zdalnie. Oto praktyczny przewodnik dla właścicieli spółek LTD.
Wiele osób zakładających spółkę limited w UK samodzielnie prowadzi swoją firmę. Jednak może pojawić się konieczność zatrudnienia pracownika, który przejmie od niego część zadań. W jaki sposób wygląda zatrudnienie pracowników w UK? Jakie są rodzaje umów i form współpracy? Na początek podstawowe informacje, o których powinien pamiętać przedsiębiorca zatrudniający pracownika na miejscu w Wielkiej Brytanii.
Rodzaje umów przy zatrudnianiu w UK
Właściciel firmy, np. spółki LTD, oszacował pełne koszty zatrudnienia nowego/kolejnego pracownika (czyli National Insurance i dodatkową emeryturę). O jakich formalnościach musi pamiętać? Przede wszystkim należy zarejestrować firmę do PAYE. To system HM Revenue and Customs (HMRC) służący do pobierania podatku dochodowego i ubezpieczenia społecznego od zatrudnienia. Założenie konta jest warunkiem wypłacania wynagrodzenia pracownikowi. Od lipca 2021 roku pracodawca musi również zebrać od zatrudnionej osoby potwierdzenie, że ma ona prawo do pracy w Wielkiej Brytanii. W jakiej formule właściciel firmy może zatrudnić pracownika?
Umowa o pracę, kontrakt, B2B – osoby z Wielkiej Brytanii
Jedną z możliwości zatrudnienia pracownika w UK jest (podobnie jak w Polsce) umowa o pracę. Występuje kilka możliwości i podziałów w zależności od formy, która zawsze wiąże się z koniecznością prowadzenia obsługi kadrowej (Payroll). Najprostszą i najwygodniejsza jest współpraca w formule B2B. Wtedy właściciel spółki limited rozlicza się z pracownikiem na podstawie wystawionych faktur – tzw. “invoice“.
Rozliczenie na podstawie faktur – B2B
Faktura powinna zawierać dane kontaktowe osoby wystawiającej dokument lub numer identyfikacyjny spółki, nazwę, adres i dane spółki LTD, nazwę (firmy) lub imię i adres klienta, przejrzysty opis usługi/produktu, datę świadczenia usługi lub dostarczenia produktu oraz datę wystawienia faktury i należną kwotę. Płatnicy VAT – obowiązek rejestracji występuje po przekroczeniu limitu obrotu 85 000 funtów – mają obowiązek dołączenia informacji o wysokość naliczonego podatku VAT i całości należnej kwoty z doliczonym podatkiem. Jeśli formuła B2B nie jest możliwa, przedsiębiorca może skorzystać z umowy o pracę.
Umowa o pracę w UK
W UK obowiązują dwa rodzaje umów o pracę: na czas nieokreślony (permanent employment contracts) oraz na czas określony (fixed-term contracts). Umowy na czas nieokreślony mogą być na pełny etat (full-time) lub na część etatu (part-time). Taka umowa musi być spisana, pracownikowi przysługuje ustalone wynagrodzenie – stawka nie niższa niż aktualna płaca minimalna w UK – ustawowy zasiłek chorobowy oraz urlop macierzyński, ojcowski bądź adopcyjny. Zgodnie z nazwą, umowy na czas określony obowiązują w terminach ustalonych przez pracodawcę i pracownika. Trzeba pamiętać, że pracownicy na części etatu mają takie same prawa jak ich koledzy zatrudnieni bezterminowo.
Zero hour contracts
W Wielkiej Brytanii prawo dopuszcza również umowy o pracę dorywczą (casual employment contracts), potocznie zwane zero hour contracts. W tej formule pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia określonej/minimalnej liczby godzin do przepracowania w danym okresie. Takie kontrakty stosuje się zazwyczaj w przypadku pracy dorywczej lub “na akord”. Występują np. u dostawców jedzenia, w magazynach, podczas organizowania imprez (koncertów, festiwali) lub też opiece nad dziećmi.
Pracownik agencyjny – agency staff
Warto wspomnieć też o pracownikach agencyjnych czyli agency staff. To osoby zatrudnione do pracy tymczasowej za pośrednictwem agencji. Pracownicy agencyjni po 12 tygodniach nieprzerwanego zatrudnienia na tym samym stanowisku otrzymują takie same warunki zatrudnienia, co pracownicy zatrudnieni na stałe, m.in. dotyczące zarobków, przerw, czasu pracy oraz pracy na nocną zmianę. Teraz przyjrzyjmy się wariantowi, w którym spółka Limited zatrudnia osobę mieszkającą w Polsce.
Spółka LTD – umowa o dzieło, B2B lub zatrudnienie jako dyrektor
Przede wszystkim spółka LTD nie może zatrudnić pracowników w oparciu o umowę o pracę lub umowę zlecenie. To wiąże się z obowiązkiem rejestracji oddziału spółki w Polsce.
Współpraca między firmami – B2B
W tym przypadku najwygodniejszą formułą jest współpraca B2B czyli rozliczenie między dwoma firmami. Mechanizm jest tożsamy z wystawieniem faktury dla kontrahenta z UK. Warunkiem jest prowadzenia działalności gospodarczej przez polskiego współpracownika. Rozliczanie przy pomocy faktur jest bardzo często spotykane w przypadku spółek Limited współpracujących z firmami z Polski.
Umowa o dzieło
Kolejnym rozwiązaniem – dla pracowników, którzy nie mają działalności/nie są osobą prawną – jest umowa o dzieło. Umowa o dzieło zawarta z pracownikiem mieszkającym w Polsce powinna być opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych w kraju, w którym rozlicza się wykonawca dzieła. Dlatego przedsiębiorca wypłaca kwotę brutto, a pracownik wpłaca odpowiednią kwotę do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego.
Zatrudnienie dyrektora w spółce LTD
Wreszcie pozostaje zatrudnienie pracownika poprzez zatrudnienie kolejnego dyrektora w tej spółce. Brytyjskie przepisy wymagają, żeby w spółce limited był przynajmniej jeden dyrektor. Kolejny dyrektor/dyrektorzy mogą być wspólnikami lub pracownikami. Nowy dyrektor dostanie pensję oraz będzie podlegał obowiązkowi podatkowemu na terenie Wielkiej Brytanii.
Warto pamiętać, że dyrektor spółki LTD i jej pracownicy korzystają z brytyjskiej kwoty wolnej od podatku do wysokości 12 570 funtów rocznie. To oznacza, że zarobki w wysokości ok. 5200 zł miesięcznie nie będą opodatkowane w UK. Po wprowadzeniu limitu ulgi abolicyjnej, osoby mieszkające w Polsce powinny opodatkować swoje zagraniczne dochody zgodnie ze skalą podatkową również w kraju rezydencji.
Wielu przedsiębiorców decyduje się na rejestrację spółki LTD mając na uwadze również przejrzyste i stabilne przepisy w UK oraz korzyści podatkowe (o wiele wyższą niż w Polsce kwotę wolną od podatku, a także brak obowiązku opłacania ZUS). Kolejnym atutem są liczne możliwości zatrudnienia pracowników na warunkach korzystnych dla przedsiębiorcy. Jeżeli rozważasz zatrudnienie pracowników lub samego siebie w spółce Ltd – skontaktuj się z nami, a nasza Kancelaria pomoże Ci w prowadzeniu obsługi kadrowej dla Twojej firmy.
