Zachowanie płynności finansowej wiąże się między innymi ze skutecznym ściąganiem należności. Zdarza się, że brak zapłaty za usługę wynika z przeoczenia, braku środków pieniężnych, ale niestety najczęściej mamy do czynienia ze świadomą próbą wyłudzenia. Dowiedz się jak chronić się przed nierzetelnymi kontrahentami.
Sumienne wykonywanie usług
Podstawą do uzyskania terminowej płatności za wykonaną usługę jest terminowe jej wykonanie, sumienne wywiązywanie się z zawartych umów oraz oddanie produktu spełniającego wszystkie normy i oczekiwania klienta. Nasza sumienność oczywiście nie gwarantuje terminowej zapłaty za usługę, ale z pewnością przyczyni się do budowania pozytywnego wizerunku firmy i w przypadku, gdy mamy do czynienia z rzetelnym kontrahentem, również uregulowanie przez niego należności nastąpi szybciej.
Monitorowanie płatności
Prowadzenie firmy nastawionej na rozwój wiąże się nie tylko z pozyskiwaniem kontrahentów, rzetelnym i terminowym wykonywaniem zleconych usług, ale również z windykacją należności. Bardzo ważne w biznesie jest bieżące monitorowanie płatności i szybkie reagowanie w razie opóźnienia. Może się bowiem zdarzyć, że nasz kontrahent zapomniał zapłacić za wykonaną usługę, przelew nie został zrealizowany w wyniku błędnie wpisanego numeru konta itp. lub osoba odpowiedzialna za dokonywanie płatności popełniła błąd. W takim wypadku zazwyczaj wystarczający jest kontakt z odbiorcą usługi, który zapewne w ciągu najbliższych kilku dni ureguluje płatność.
O co zadbać na etapie sporządzania umowy?
W przypadku podejmowania współpracy z nieznanym dotąd kontrahentem zabezpieczenie zapłaty za wykonaną usługę należy rozpocząć już na etapie sporządzania umowy. Nie ma przeciwwskazań, aby umowa została zawarta ustnie, jednak warto mieć na uwadze że w razie braku zapłaty trudno będzie nam udowodnić co było przedmiotem takiej umowy i jaka została ustalona cena. Egzekucja pieniędzy będzie znacznie łatwiejsza, gdy posiadamy pisemną umowę, w której szczegółowo określono zobowiązania obu stron, czyli przedmiot umowy, termin wykonania usługi, a także cenę i termin płatności. Oczywiście najbezpieczniej jest spisywać umowę nie tylko z nowymi, ale również ze stałymi kontrahentami, gdyż nigdy nie mamy pewności czy osoba, która do tej pory terminowo regulowała zobowiązania zachowa się tak samo przy zawarciu kolejnej transakcji.
Możliwe jest również zawarcie dodatkowego paragrafu o sankcji za opóźnienie w płatności, co może skłonić kontrahenta do terminowego uregulowania należności. W razie braku pewności terminowej zapłaty warto zatem wynegocjować zapis wskazujący na możliwość zastosowania dodatkowej kary finansowej.
Powszechnie stosowanym sposobem zabezpieczenia transakcji z punktu widzenia nabywcy jest zawarcie zapisu w umowie o karze za nieterminowe wykonanie usługi. Brak naszego sprzeciwu przy sporządzaniu umowy dla takiego zapisu świadczy o naszej rzetelności, dzięki czemu łatwiej jest pozyskać nowych kontrahentów.
Uwaga!
Negocjując warunki umowy z nowym kontrahentem zawsze należy sprawdzić czy dana osoba jest osobą uprawnioną do podpisywania kontraktów biznesowych.
Podpis na fakturze
Nie zawsze możliwe jest pisemne sporządzenie umowy, wszystko zależy bowiem od specyfiki prowadzonej działalności. W razie, gdy umowa zawierana jest ustnie, zabezpieczenia transakcji możemy dokonać poprzez wyegzekwowanie podpisu na fakturze nabywcy. Podpis na fakturze nie jest obowiązkowy, jednak w razie trudności w pozyskaniu pieniędzy za wykonaną usługę może świadczyć o zaakceptowaniu warunków finansowych transakcji.
Zaliczka i proforma formą zabezpieczenia umowy
Powszechnie stosowane w obrocie gospodarczym są faktury zaliczkowe i faktury proforma. Faktura zaliczkowa potwierdza wpłatę zaliczki w ustalonej wysokości i stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie transakcji. Zapłata części kwoty za wykonaną usługę świadczyć może bowiem o dobrej wierze kontrahenta.
Brak terminowego uregulowania zaliczki jest natomiast przesłanką do stwierdzenia, że mamy do czynienia z niewypłacalnym lub nierzetelnym kontrahentem. W takim wypadku warto jeszcze raz przeanalizować czy współpraca z taką firmą będzie dla nas opłacalna.
Faktura proforma to forma oferty handlowej, którą możemy przesłać do naszego kontrahenta. Opłacenie faktury proforma świadczy o zaakceptowaniu proponowanych warunków umowy.
Uwaga!
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, a wyłącznie ofertą handlową.
Wezwanie do zapłaty
W przypadku, gdy nasz kontrahent nie zapłacił za fakturę w określonym terminie, pierwszym krokiem do wyegzekwowania płatności jest wysyłka wezwania do zapłaty. Wezwanie do zapłaty to dokument, który ma na celu:
- przypomnienie odbiorcy o niedotrzymanym przez niego terminie płatności za wykonaną usługę,
- poinformowanie odbiorcy o konieczności zapłaty za fakturę wraz z należnymi odsetkami za zwłokę,
- wyznaczenie nowego, ostatecznego terminu płatności.
Potwierdzenie płatności należy wysłać do kontrahenta listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, które w razie braku zapłaty stanowić będzie dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym. Wysyłka wezwania do zapłaty świadczy o naszej dobrej woli, czyli próbie polubownego rozwiązania sporu z odbiorcą zalegającym z zapłatą za wykonaną usługę. Wezwanie do zapłaty często jest skuteczną formą odzyskania pieniędzy, jednak w razie gdy w dalszym ciągu nie otrzymamy zapłaty, konieczne może okazać się wszczęcie postępowania sądowego.
