Koszty wynajęcie adresu dla firmy mogą przyprawić o ból głowy, ale virtual office jest dobrym lekarstwem. Wirtualne biuro to mniej wydatków i kłopotów dla osób prowadzących działalność na odległość w kraju, lub za granicą np. w Anglii. Przedstawiamy czym jest wirtualne biuro i charakterystykę virtual office, oraz na co zwrócić uwagę przed jego wynajęciem.
Wiele osób, które rozważa założenie spółki LTD w Anglii zastanawia się, co z siedzibą firmy. Trzeba mieszkać czy też wynajmować biuro w Londynie lub w innym mieście? A może jest tańsze i mniej kłopotliwe rozwiązanie?
Zacznijmy od przepisów. Angielskie prawo wymaga, żeby każda spółka LTD miała adres korespondencyjny lub rejestrowy na terytorium Wielkiej Brytanii (registered office address). Nie można w tym celu używać skrytki pocztowej (tzw. PO Box). Firma z takim adresem automatycznie staje się rezydentem podatkowym Zjednoczonego Królestwa. To oznacza, że przedsiębiorca będzie rozliczał się z brytyjskim fiskusem, a to dla wielu osób jest świetnym sposobem na optymalizację kosztów prowadzenia biznesu. Osoba zakładająca spółkę LTD potrzebuje zatem adresu, ale nie ma wymogu, żeby przebywała w Anglii.
Co to oznacza w praktyce? Przedsiębiorca może podać przy rejestracji w Companies House adres swojego zamieszkania. Sprawa wydaje się komplikować, jeśli nie chce tego robić lub na stałe przebywa w Polsce. Przecież nikt nie chce upubliczniać swojego prywatnego adres tak, by wszyscy o tym wiedzieli. Wynajęcie biura tylko po to, żeby podać jego adres przy rejestracji jest kosztownym rozwiązaniem. W Londynie taki wynajem może sięgać nawet 900 funtów miesięcznie, a im bliżej centrum i lepszych lokalizacji, tym cena jest wyższa. Dlatego tańszym i wygodniejszym wyjściem jest wirtualne biuro (virtual office).
Dowiedz się: Jak obecnie wygląda prowadzenie firmy w UK?
Czym jest virtual office firmy?
Wirtualne biura to wynalazek ostatnich lat. Usługa rozwija się, bo coraz więcej przedsiębiorców nie chce wydawać pieniędzy na wynajem fizycznych pomieszczeń, a z drugiej strony potrzebuje adresu dla swojej firmy lub/i usług biurowych, bez których trudno się obyć prowadząc przedsiębiorstwo. Propozycje i zakres wirtualnego adresu dla firm są coraz bogatsze i bardziej kuszące. Za chwilę przedstawimy na czym polegają, jakie są ich wady i zalety oraz czym się kierować wybierając spośród licznych ofert.
Wirtualne biuro – co to jest?
Virtual office to w gruncie rzeczy outsourcing obsługi biurowej spółki. Dostawca usługi udostępnia fizyczny adres biura, który właściciel firmy może podać w dokumentach rejestrowych. Wirtualne biura działają na całym świecie m.in. w Anglii, Szkocji, ale również w Polsce. Co ciekawe, ich oferta już dawno wykroczyła poza proste udostępnienie adresu. Standardem na rynku tego typu usług jest kompleksowa obsługa biurowa przedsiębiorcy.
Zakres usług zależy od pakietu wykupionego przez właściciela spółki. Wirtualne biuro w Londynie lub Szkocji to koszt już niespełna 100 funtów za rok. Jeśli osoba zakładająca spółkę LTD korzysta z usług wyspecjalizowanej firmy, to najczęściej otrzyma również propozycję udostępnienia virtual office. Na co można liczyć wynajmując virtual office? Na liście jest:
- adres rejestracyjny spółki,
- adres do korespondencji dla dyrektorów spółki LTD,
- odbiór korespondencji,
- skanowanie korespondencji i wysyłka pocztą e-mail lub tradycyjną,
- udostępnienie sali konferencyjne,
- możliwość organizacji spotkania wspólników czy dyrektorów spółki LTD
Virtual office to dobre rozwiązanie, jeśli dana osoba prowadzi działalność, która nie wymaga codziennej, fizycznej obecności w biurze. Sprawdza się dla przedstawicieli branży kreatywnej lub właścicieli start-upów czy też osób pracujących zdalnie. Jak już wspomnieliśmy, wirtualne biuro jest optymalnym rozwiązaniem dla prowadzących działalność na odległość np. z Polski, a którzy chcą mieć adres spółki Ltd za granicą, np. w Wielkiej Brytanii.
Virtual office dla spółki Ltd – zalety
Największą zaletą virtual office jest wygoda tego rozwiązania i rozsądna cena. Zazwyczaj jest to kompleksowe rozwiązanie dla firmy w zakresie obsługi związanej z administracją wirtualnego biura. Przedsiębiorca nie traci czasu na szukanie powierzchni biurowej i nie wydaje pieniędzy na jego wynajęcie i obsługę miejsca, w którym nie będzie przebywał. Jednocześnie prowadząc spółkę korzysta z wielu atutów tradycyjnego biura: ma obsługiwaną pocztę, w tym korespondencję z urzędami (np. Companies House) oraz archiwizowane dokumenty. Profesjonalne firmy gwarantują również w ramach wirtualnego biura obsługę kwestii związanych z kontrolami urzędowymi. Na tym nie koniec. Wynajmując virtual office dla spółki Ltd można uzyskać dla swojej firmy adres przy prestiżowej ulicy np. w Londynie. Dzięki temu przedsiębiorca zrobi lepsze pierwsze wrażenie na potencjalnych kontrahentach z którymi będzie prowadził początkowe rozmowy czy też późniejsze negocjacje.
Przeczytaj także: Wirtualne biuro – jakie korzyści dla przedsiębiorcy?
Jakie są minusy virtual office? Nie jest to rozwiązanie dla przedsiębiorców, u których zachodzi konieczność regularnych, osobistych wizyt w biurze. Virtual office nie sprawdzi się, jeśli charakter działalności wiąże się z wykonywaniem pracy w określonym miejscu, np. zakładzie fryzjerskim czy gabinecie lekarskim. Trzeba pamiętać, że w działalność wirtualnego biura wpisane są pewne niedogodności. Może to być brak natychmiastowego dostępu do oryginałów dokumentów oraz konieczność planowania pewnych rzeczy z wyprzedzeniem (np. spotkań biznesowych czy narad). Przed podpisaniem umowy na wynajem virtual office warto dobrze przyjrzeć się komu i za co płacimy.
Virtual office – na co zwrócić uwagę zanim podpiszesz umowę
Przede wszystkim przedsiębiorca powinien upewnić się, co konkretnie otrzyma. Gama ofert jest bardzo szeroka, od podstawowej usługi w postaci udostępnienia adresu rejestracyjnego po pełną obsługę działalności biurowej. Warto dopasować usługę do swoich potrzeb, żeby uniknąć rozczarowania i stresujących sytuacji. W jakich godzinach działa wirtualne biuro? Czy zachodzi konieczność zapowiedzenia wizyty w virtual office, a jeśli tak, to z jakim wyprzedzeniem? Last but not least. Zawsze należy korzystać z oferty profesjonalistów, którzy mają doświadczenie i niezbędne uprawnienia do prowadzenia tego typu działalności.
Virtual office – idealne rozwiązanie dla spółki Ltd?
To szansa na optymalizację kosztów – przedsiębiorca korzysta z usług biurowych bez konieczności wynajmowania fizycznego biura i przestrzeni biurowej z której nie będzie korzystał. Wynajmujący oferuje adres, który jest wymagany np. do rejestracji spółki LTD w Anglii oraz obsługę korespondencji w tym skanowanie i przesyłanie dokumentów e-mailem. Wszystko zależy od potrzeb najemcy – koszt jest nieporównywalnie niższy od prowadzenie tradycyjnego biura. Szukasz adresu dla swojej firmy, a może już prowadzisz działalność w formie spółki Ltd w Wielkiej Brytanii, ale myślisz o zmianie jej adresu? Skontaktuj się z nami, a przedstawimy możliwości i pomożemy w formalnościach z tym związanych!
