Brytyjska spółka LTD to najczęściej rejestrowany przez nierezydentów rodzaj działalności w UK. Wynika to przede wszystkim z przystępnego systemu administracyjnego, a także zrozumiałych zapisów prawnych i korzyści finansowych. Mimo tego, że spółkę Limited może zarejestrować jedna osoba, czasem ta forma prawna ma więcej niż jednego dyrektora, a także kilku udziałowców. To właśnie te osoby będą uczestnikami wszystkich zebrań zarządu i organizowanych spotkań, dlatego też osoby decyzyjne powinny zdawać sobie sprawę z tego, czym jest Board Meeting i General Meeting w spółce LTD.
Board Meeting
Zacznijmy od tak zwanych Board Meeting. Mianem tym określa się oficjalne, a przede wszystkim udokumentowane spotkania wszystkich dyrektorów spółki LTD. Podstawowym wymogiem, który świadczy o ważności takich posiedzeń, jest fakt, że muszą one zostać zorganizowane w Wielkiej Brytanii. Każde Board Meeting wymaga od jego uczestników wyłonienia spośród obecnych osoby, która będzie pełniła funkcję przewodniczącego, a także powołania sekretarza, który zajmie się notowaniem przebiegu spotkania dyrektorów spółki Limited.
Określenie terytorium państwowego jest tak naprawdę jedynym wymogiem, jeśli chodzi o miejsce, w jakim powinno odbyć się Board Meeting. Szczegółowa lokalizacja spotkania, pod warunkiem, że znajduje się na terenie UK, nie ma większego znaczenia – posiedzenie dyrektorów może odbyć się zarówno w siedzibie firmy, jak i w hotelu, kawiarni czy na terenie prywatnej posesji.
Celem omawianych zebrań dyrektorów spółki Ltd, które przeważnie odbywają się jednorazowo w roku obrotowym spółki, jest porozumienie osób zarządzających dotyczące dalszych planów inwestycyjnych i rozwojowych. W czasie Board Meeting osoby decyzyjne i mające wpływ na dalsze losy firmy mogą zaplanować przyszłościową strategię biznesową przedsiębiorstwa. Przeczytaj również na naszej stronie o najczęstszych błędach dyrektorów spółki ltd w prowadzeniu firmy w UK, gdzie dowiesz się jakich działań w zarządzaniu warto unikać.
Minutes of Board Meeting
Wiemy już, że coroczne spotkania zarządu brytyjskiego odpowiednika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą zostać odpowiednio zaprotokołowane. W tym celu sporządza się tak zwany Minutes of Board Meeting, czyli dokumentację dotyczącą zebrania dyrektorów spółki Limited. W szablonie protokołu znaleźć można miejsce na takie dane, jak data spotkania, dokładny czas, w którym się odbyło, a także jego lokalizacja. Istotne dla ważności Minutes of Board Meeting jest także umieszczenie w nim informacji odnoszącej się do danych osobowych uczestników oraz nieobecnych. Oczywiście do protokołu powinny też trafić adnotacje o przeprowadzonych głosowaniach, podjętych lub unieważnionych wnioskach, wszelkie podjęte przez zarząd decyzje.
Niezbędne do prawidłowego wypełnienia Minutes of Board Meeting będzie także określenie daty i godziny następnego spotkania. Minutes of Board Meeting to dokument, który powinien być przechowywany przez okres 10 lat. Co więcej, każdy z uczestników spotkania powinien dostać kopię protokołu. A skoro już o uczestnikach mowa, wiele osób rozważających rejestrację działalności na terenie Wielkiej Brytanii z pewnością zastanawia się, jak wygląda sprawa z protokołem, a także z samym Board Meeting w przypadku, kiedy spółka Limited ma wyłącznie jednego dyrektora?
Można powiedzieć, że sytuacja jest o wiele prostsza. Czy takie uwarunkowania zwalniają właściciela brytyjskiej działalności z przeprowadzenia corocznego spotkania? Niestety nie, jednak procedura ta będzie z pewnością o wiele mniej skomplikowana niż w przypadku kilku osób decyzyjnych.
Co prawda, dyrektor spółki LTD nadal powinien wypełnić Minutes of Board Meeting i w dalszym ciągu ten proceder musi odbyć się na terenie Wielkiej Brytanii, jednakże kwestie formalne są zdecydowanie łatwiejsze niż w przypadku konieczności zgromadzenia kilku osób w jednym miejscu. Wszelkie wątpliwości związane z kwestiami prawnymi z pewnością rozwieją specjaliści w dziedzinie obsługi prawnej i księgowości brytyjskich spółek Ltd.
Kim jest protokolant i jaką funkcję pełni sekretarz Board Meeting i General Meeting?
Osoba, która zostanie wyznaczona do sporządzenia stosownej dokumentacji ze spotkania jest niezwykle istotna z punktu widzenia wiarygodności i rzetelności przeprowadzenia całego procesu. Nie jest tajemnicą, iż dokumenty przygotowane przez samego siebie nie wyróżniają się obiektywizmem i dla urzędu są mało wiarygodne. Dlatego w przypadku jednoosobowych jak i kilku osobowych spółek, w których nie ma osób niezależnych, wybierany jest najczęściej reprezentant księgowy spółki jako protokolant spotkania. Jeżeli tylko strony ustalą warunki i mianują księgowego jednorazowo na funkcję sekretarza, dokument sam w sobie zyskuje na wartości w porównaniu, niż gdyby był sporządzony w domowym zaciszu przez tą samą osobę, która jednoosobowo kieruje przedsiębiorstwem.
General Meeting
Znajomość zawiłości związanych z Board Meeting zobowiązuje dyrektora brytyjskiej spółki Limited do tego, aby zapoznać się również z pojęciem General Meeting i zrozumieć różnicę pomiędzy obiema tymi definicjami. O tyle, o ile Board Meeting obliguje do spotkania wyłącznie dyrektorów spółki LTD, o tyle General Meeting to zebranie, na którym powinni stawić się udziałowcy danej firmy.
Każdy z inwestorów musi zostać poinformowany o planowanym spotkaniu z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem. Zgodnie z zapisami Companies Act 2006, czyli brytyjskiej ustawy o spółkach z 2006 roku, w ciągu dwunastu miesięcy firma zobligowana jest do zorganizowania minimum jednego Annual General Meeting. Zebrań udziałowców w roku kalendarzowym może być oczywiście więcej – takie dodatkowe spotkania określa się mianem Extraordinary General Meeting.
W sytuacji, kiedy spółka ma więcej niż dwóch udziałowców, o jego mocy prawnej decyduje obecność minimum dwojga osób mających udział w przedsięwzięciu finansowym. Podobnie jak w przypadku zebrania zarządu, tak i w momencie trwania General Meeting musi zostać sporządzony odpowiedni dokument poświadczający jego odbycie się i streszczający jego przebieg.
Minutes of General Meeting
Taki protokół nosi nazwę Minutes of General Meeting, a znaleźć w nim można takie informacje jak imiona i nazwiska osób biorących udział w posiedzeniu, datę i miejsce jego organizacji, rodzaj spotkania (Annual General Meeting, Extraordinary General Meeting itp.), liczbę osób obecnych oraz ilość głosów, jakie reprezentują, typ i wynik każdego głosowania, treść podjętych uchwał i złożonych wniosków.
Na każdym General Meeting jego członkowie wyznaczają przewodniczącego oraz sekretarza, który będzie odpowiedzialny za sporządzenie Minutes of General Meeting. To właśnie te osoby powinny podpisać dokument i złożyć go do rejestru współwłasności. Ten proces umożliwia bowiem wszystkim, zarówno obecnym jak i nieobecnym udziałowcom zapoznanie się ze szczegółami General Meeting.
Wbrew pozorom, organizacja Board Meeting czy General Meeting nie jest specjalnie skomplikowanym zadaniem, a dzięki takim zebraniom zarówno dyrektorzy, jak i partnerzy finansowi spółki Limited mogą ustalić kluczowe kwestie strategiczne, zapoznać się z dotychczasowymi wydarzeniami przedsiębiorczymi, a także zawnioskować o zmiany dotyczące struktury spółki, uprawnień osób zarządzających czy celów firmy.
Jeżeli zależy Ci na profesjonalnym sporządzeniu wymaganej dokumentacji, chcesz zapoznać się ze szczegółami Board Meeting lub General Meeting, a także z innymi kwestiami dotyczącymi spółki Limited, zajrzyj na naszego bloga lub skontaktuj się z nami.
