Czym są Board Meeting i General Meeting w spółce LTD? - TaxAngels

Czym są Board Meeting i General Meeting w spółce LTD?

Board Meeting i General Meeting Brytyjska spółka LTD to najczęściej rejestrowany przez nierezydentów rodzaj działalności w UK. Wynika to przede wszystkim z przystępnego systemu administracyjnego, a także zrozumiałych zapisów prawnych i korzyści finansowych. Mimo tego, że spółkę Limited może zarejestrować jedna osoba, czasem ta forma prawna ma więcej niż jednego dyrektora, a także kilku udziałowców. To właśnie te osoby będą uczestnikami wszystkich zebrań zarządu i organizowanych spotkań, dlatego też osoby decyzyjne powinny zdawać sobie sprawę z tego, czym jest Board Meeting i General Meeting w spółce LTD.

Board Meeting

Zacznijmy od tak zwanych Board Meeting. Mianem tym określa się oficjalne, a przede wszystkim udokumentowane spotkania wszystkich dyrektorów spółki LTD. Podstawowym wymogiem, który świadczy o ważności takich posiedzeń, jest fakt, że muszą one zostać zorganizowane w Wielkiej Brytanii. Każde Board Meeting wymaga od jego uczestników wyłonienia spośród obecnych osoby, która będzie pełniła funkcję przewodniczącego, a także powołania sekretarza, który zajmie się notowaniem przebiegu spotkania dyrektorów spółki Limited.

Określenie terytorium państwowego jest tak naprawdę jedynym wymogiem, jeśli chodzi o miejsce, w jakim powinno odbyć się Board Meeting. Szczegółowa lokalizacja spotkania, pod warunkiem, że znajduje się na terenie UK, nie ma większego znaczenia – posiedzenie dyrektorów może odbyć się zarówno w siedzibie firmy, jak i w hotelu, kawiarni czy na terenie prywatnej posesji.

Celem omawianych zebrań dyrektorów spółki Ltd, które przeważnie odbywają się jednorazowo w roku obrotowym spółki, jest porozumienie osób zarządzających dotyczące dalszych planów inwestycyjnych i rozwojowych. W czasie Board Meeting osoby decyzyjne i mające wpływ na dalsze losy firmy mogą zaplanować przyszłościową strategię biznesową przedsiębiorstwa. Przeczytaj również na naszej stronie o najczęstszych błędach dyrektorów spółki ltd w prowadzeniu firmy w UK, gdzie dowiesz się jakich działań w zarządzaniu warto unikać.

Minutes of Board Meeting

Wiemy już, że coroczne spotkania zarządu brytyjskiego odpowiednika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą zostać odpowiednio zaprotokołowane. W tym celu sporządza się tak zwany Minutes of Board Meeting, czyli dokumentację dotyczącą zebrania dyrektorów spółki Limited. W szablonie protokołu znaleźć można miejsce na takie dane, jak data spotkania, dokładny czas, w którym się odbyło, a także jego lokalizacja. Istotne dla ważności Minutes of Board Meeting jest także umieszczenie w nim informacji odnoszącej się do danych osobowych uczestników oraz nieobecnych. Oczywiście do protokołu powinny też trafić adnotacje o przeprowadzonych głosowaniach, podjętych lub unieważnionych wnioskach, wszelkie podjęte przez zarząd decyzje.

Niezbędne do prawidłowego wypełnienia Minutes of Board Meeting będzie także określenie daty i godziny następnego spotkania. Minutes of Board Meeting to dokument, który powinien być przechowywany przez okres 10 lat. Co więcej, każdy z uczestników spotkania powinien dostać kopię protokołu. A skoro już o uczestnikach mowa, wiele osób rozważających rejestrację działalności na terenie Wielkiej Brytanii z pewnością zastanawia się, jak wygląda sprawa z protokołem, a także z samym Board Meeting w przypadku, kiedy spółka Limited ma wyłącznie jednego dyrektora?

Można powiedzieć, że sytuacja jest o wiele prostsza. Czy takie uwarunkowania zwalniają właściciela brytyjskiej działalności z przeprowadzenia corocznego spotkania? Niestety nie, jednak procedura ta będzie z pewnością o wiele mniej skomplikowana niż w przypadku kilku osób decyzyjnych.

Co prawda, dyrektor spółki LTD nadal powinien wypełnić Minutes of Board Meeting i w dalszym ciągu ten proceder musi odbyć się na terenie Wielkiej Brytanii, jednakże kwestie formalne są zdecydowanie łatwiejsze niż w przypadku konieczności zgromadzenia kilku osób w jednym miejscu. Wszelkie wątpliwości związane z kwestiami prawnymi z pewnością rozwieją specjaliści w dziedzinie obsługi prawnej i księgowości brytyjskich spółek Ltd.

Kim jest protokolant i jaką funkcję pełni sekretarz Board Meeting i General Meeting?

Osoba, która zostanie wyznaczona do sporządzenia stosownej dokumentacji ze spotkania jest niezwykle istotna z punktu widzenia wiarygodności i rzetelności przeprowadzenia całego procesu. Nie jest tajemnicą, iż dokumenty przygotowane przez samego siebie nie wyróżniają się obiektywizmem i dla urzędu są mało wiarygodne. Dlatego w przypadku jednoosobowych jak i kilku osobowych spółek, w których nie ma osób niezależnych, wybierany jest najczęściej reprezentant księgowy spółki jako protokolant spotkania. Jeżeli tylko strony ustalą warunki i mianują księgowego jednorazowo na funkcję sekretarza, dokument sam w sobie zyskuje na wartości w porównaniu, niż gdyby był sporządzony w domowym zaciszu przez tą samą osobę, która jednoosobowo kieruje przedsiębiorstwem.

General Meeting

Znajomość zawiłości związanych z Board Meeting zobowiązuje dyrektora brytyjskiej spółki Limited do tego, aby zapoznać się również z pojęciem General Meeting i zrozumieć różnicę pomiędzy obiema tymi definicjami. O tyle, o ile Board Meeting obliguje do spotkania wyłącznie dyrektorów spółki LTD, o tyle General Meeting to zebranie, na którym powinni stawić się udziałowcy danej firmy.

Każdy z inwestorów musi zostać poinformowany o planowanym spotkaniu z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem. Zgodnie z zapisami Companies Act 2006, czyli brytyjskiej ustawy o spółkach z 2006 roku, w ciągu dwunastu miesięcy firma zobligowana jest do zorganizowania minimum jednego Annual General Meeting. Zebrań udziałowców w roku kalendarzowym może być oczywiście więcej – takie dodatkowe spotkania określa się mianem Extraordinary General Meeting.

W sytuacji, kiedy spółka ma więcej niż dwóch udziałowców, o jego mocy prawnej decyduje obecność minimum dwojga osób mających udział w przedsięwzięciu finansowym. Podobnie jak w przypadku zebrania zarządu, tak i w momencie trwania General Meeting musi zostać sporządzony odpowiedni dokument poświadczający jego odbycie się i streszczający jego przebieg.

Minutes of General Meeting

Taki protokół nosi nazwę Minutes of General Meeting, a znaleźć w nim można takie informacje jak imiona i nazwiska osób biorących udział w posiedzeniu, datę i miejsce jego organizacji, rodzaj spotkania (Annual General Meeting, Extraordinary General Meeting itp.), liczbę osób obecnych oraz ilość głosów, jakie reprezentują, typ i wynik każdego głosowania, treść podjętych uchwał i złożonych wniosków.

Na każdym General Meeting jego członkowie wyznaczają przewodniczącego oraz sekretarza, który będzie odpowiedzialny za sporządzenie Minutes of General Meeting. To właśnie te osoby powinny podpisać dokument i złożyć go do rejestru współwłasności. Ten proces umożliwia bowiem wszystkim, zarówno obecnym jak i nieobecnym udziałowcom zapoznanie się ze szczegółami General Meeting.

Wbrew pozorom, organizacja Board Meeting czy General Meeting nie jest specjalnie skomplikowanym zadaniem, a dzięki takim zebraniom zarówno dyrektorzy, jak i partnerzy finansowi spółki Limited mogą ustalić kluczowe kwestie strategiczne, zapoznać się z dotychczasowymi wydarzeniami przedsiębiorczymi, a także zawnioskować o zmiany dotyczące struktury spółki, uprawnień osób zarządzających czy celów firmy.

Jeżeli zależy Ci na profesjonalnym sporządzeniu wymaganej dokumentacji, chcesz zapoznać się ze szczegółami Board Meeting lub General Meeting, a także z innymi kwestiami dotyczącymi spółki Limited, zajrzyj na naszego bloga lub skontaktuj się z nami.

Call Now Button
Privacy Preferences
When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in form of cookies. Here you can change your privacy preferences. Please note that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we offer.