Pełnienie funkcji dyrektora spółki LTD, w porównaniu ze sprawowaniem pieczy nad polskim odpowiednikiem tej formy działalności gospodarczej, nie jest specjalnie stresującym zadaniem. Insygnium władzy nad brytyjską firmą nie ograniczają się jednak do samych przyjemności i choć obowiązki dyrektora spółki Limited w zdecydowanej większości da się realizować w każdym miejscu na ziemi, a sama struktura angielskiej działalności jest dość przystępna, to nawet w tej materii można popełnić rażące uchybienia.
Jakie możemy wyróżnić błędy dyrektora spółki LTD?
Kilka z nich na bazie dotychczasowego doświadczenia naszej firmy udało się naszym księgowym zebrać, a następnie opisać tak, by przestrzec przed nimi innych. Mamy świadomość tego, iż sporo osób zarządzając firmami stara się to maksymalnie uprościć, a trudności z tym związane często nie są omawiane z księgowymi. Dobry księgowy ma możliwość doradzenia najlepszego rozwiązania, a niekiedy może ustrzec dyrektora przed kosztownym dla jego firmy błędem. Poniżej, w postaci krótkiej listy je opisaliśmy. Mamy nadzieję, że żadne z nich w Twojej spółce Ltd nie mają miejsca:
1. Przyjmowanie przelewów w imieniu spółki na konto prywatne
Każda spółka Limited powinna posiadać własne konto w banku, na które wpływać będą płatności z tytułu wystawianych faktur czy świadczonych przez dane przedsiębiorstwo usług. Oznacza to, że właścicielem rachunku jest firma, a nie osoba fizyczna w niej zasiadająca. Nierzadko jednak dyrektorzy spółek LTD nieświadomie doprowadzają do fuzji pomiędzy funduszami firmowymi a prywatnymi środkami finansowymi. W ten sposób dochodzi do niezachowania odrębnej osobowości prawnej spółki, co w konsekwencji prowadzi do braku oddzielenia kapitału zarządu od prywatnego majątku właściciela (lub też właścicieli) podmiotu. Jakie są konsekwencje takiego procederu? Możliwa generacja dodatkowych kosztów. Dochód firmy może zostać potraktowany jako dochód osoby fizycznej i tym samym zostać objęty obowiązkiem podatkowym przez organy państwowe, na przykład przez urząd skarbowy. Błędna interpretacja wpływów na konto może również spowodować zablokowanie takiego rachunku przez bank.
2. Wypłata środków bez kontroli z konta firmowego
Każda wypłata wynagrodzenia (pomijając fakt uzgodnionych kosztów z księgowością przedsiębiorstwa) powinna zostać zgłoszona do brytyjskiego odpowiednika urzędu skarbowego (HM Revenue & Customs) jeszcze przed dokonaniem rzeczonej transakcji. Dopiero po jej zgłoszeniu taka wypłata powinna w praktyce zostań wykonana z konta firmowego.
Warto pamiętać również o tym, że podstawowym dokumentem, który stanowi potwierdzenie przeznaczenia zasobów firmowych na potrzeby związane z prowadzeniem działalności, jest wyłącznie dokument kosztowy, który zostanie wystawiony na dane spółki.
3. Wykorzystywanie konta firmowego do celów prywatnych
Jak zostało wspomniane w punkcie pierwszym, konto firmowe powinno stanowić odrębny rachunek bankowy, który będzie wykorzystywany jedynie do przeprowadzania transakcji ściśle związanych z potrzebami danej jednostki gospodarczej.
Dużym błędem dyrektora spółki LTD jest użytkowanie konta firmowego w celu zaspokojenia osobistych potrzeb. Zrobienie zakupów spożywczych, które zostaną wykorzystane w przestrzeni prywatnej, uregulowanie rachunku za kolację w restauracji, której celem nie było spotkanie służbowe, wakacje z rodziną, bilety do kina – wszystkie te obciążenia powinny zostać opłacone przy użyciu konta osobistego, a nie firmowego.
4. Opieszałość w kwestii regulacji należności podatkowych
Co prawda, każda brytyjska spółka, po zakończeniu danego roku obrotowego, ma dodatkowe 9 miesięcy na rozliczenie się z podatku, zaś na jego zapłatę – nawet do 21 miesięcy od czasu jej rejestracji. Niestety, nie dla wszystkich dyrektorów spółek Limited jest to dostateczny okres na to, aby w czasie do tego przeznaczonym uregulować należności podatkowych.
Wysyłanie na ostatni dzwonek imponującej wielkości plików dokumentów, które zostały zgromadzone na przestrzeni roku obrotowego spółki i oczekiwanie rozliczenia w terminie świadczy o skrajnej lekkomyślności dyrektora spółki.
5. Niekompletna zawartość archiwum firmowego
Zgodnie z brytyjskimi przepisami, każda jednostka gospodarcza musi przechowywać wszelkie dokumenty księgowe przez minimum 5 lat. Wyjątek stanowią spółki będącego aktywnym podatnikiem podatku VAT, dla których okres archiwizacji dokumentów firmowych wynosi 6 lat.
Nie w każdej spółce te rozporządzenia są jednak przestrzegane. Niekompletna zawartość archiwum firmowego jest szczególnie problematyczna w razie ewentualnej kontroli. Urzędy bowiem mają prawo dokonać weryfikacji sposobu prowadzenia firmy nawet do 5 lat wstecz. Brak stosownych dokumentów to poważne przewinienie i kolokwialne „świecenie oczami” może tu nie wystarczyć – prawo przewiduje nawet nałożenie kary finansowej za wybrakowany zbiór obowiązkowych dokumentów.
Uprzedzamy: Tłumaczenia oparte na braku kontaktu z poprzednią księgowością nie są wymówką dla urzędów, a świadczą jedynie o braku bieżącej kontroli nad tym, z kim współpracujemy i jak prowadzimy dokumentację firmową.
6. Nieścisłości w danych adresowych podanych w organach regulacyjnych
Companies House to instytucja tożsama z polskim Krajowym Rejestrem Sądowym. To właśnie w tym urzędzie gromadzone są informację na temat brytyjskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dane podane w Companies House muszą być zgodne ze stanem faktycznym, dlatego też obowiązkiem dyrektorów jest weryfikacja i dopilnowanie aktualności poszczególnych informacji.
Kolejnym dość poważnym błędem dyrektora spółki LTD jest niedbanie o aktualny adres, który widnieje w Companies House. To samo dotyczy innych danych osobowych, na przykład nazwiska. Jeżeli spółka korzysta z pomocy profesjonalnych firm świadczących usługi księgowe, nie musi sama zgłaszać zmian do organów regulacyjnych, jednakże dyrektor brytyjskiej spółki powinien niezwłocznie poinformować kancelarię, która sprawuje pieczę nad jego interesami i zawiadomić o zmianie w danych adresowych lub osobowych.
7. Nieterminowość względem płacenia podatków i składek
Choć pilnowanie obowiązujących terminów w teorii wydaje się oczywistą kwestią, w praktyce zdarzają się spółki, które mają niemały problem z przestrzeganiem wyznaczonych dat ostatecznego uregulowania wszelkich należności.
Dyrektor spółki LTD powinien szczególną wagę przywiązywać do uiszczenia opłat wynikających nie tylko z Corporation Tax, ale również z tytułu comiesięcznego rozliczania się z payslipów – brytyjskich odpowiedników zestawienia składowych wynagrodzenia (popularnych pasków płacowych).
Jeżeli chcesz zapoznać się z wyczerpującymi informacjami na temat brytyjskich podatków, zajrzyj tutaj i dowiedz się, kiedy musisz złożyć zeznanie podatkowe w UK: https://www.taxangels.pl/blog/kiedy-zeznanie-podatkowe-w-uk/.
8. Wypłacanie dywidendy w trakcie roku obrotowego
Decyzja o wypłacie dywidendy należy oczywiście do udziałowców spółki, niemniej jednak zarząd powinien dokonywać transakcji po otrzymaniu rozliczenia rocznego i informacji o zysku spółki.
Dywidenda jest bowiem zależna od dodatniego wyniku finansowego danej firmy – można ją wypłacić dopiero w momencie, kiedy od zysku zostanie odliczony należny podatek.
Wszystkie wymienione błędy, jakie może popełnić dyrektor spółki Limited związane są z kwestiami prawnymi i moralnymi, nie mają wiec wpływu na ogólną kondycję przedsiębiorstwa. Zaniedbania mogą jednak doprowadzić do generacji niepotrzebnych kosztów czy nieprzyjemności urzędowych, dlatego też warto zapoznać się z przykładowymi uchybieniami, aby móc ich skutecznie unikać.
