Jak wystawiać faktury na spółkę LTD?

W firmach do obowiązkowego udokumentowania transakcji służą faktury i paragony. Aby dokładnie znać swoje prawa i obowiązki dotyczące dokumentów sprzedaży, potrzebna jest często wiedza księgowa. W przypadku brytyjskich spółek LTD sprawa wygląda nieco prościej, jednak znajomość przepisów jest równie konieczna.

Przedsiębiorcy wystawiają jeden typ dokumentu – invoice, ale aby poprawnie rozliczać się z zagranicznymi kontrahentami, trzeba wykazać się znajomością kilku zasad. Szczególnie po tzw. Brexicie, który z oczywistych przyczyn wywołał podatkowe zmiany na polu transakcji międzynarodowych. Przeczytaj, co powinna zawierać brytyjska faktura i w jaki sposób nalicza się podatek VAT uzależniony od rodzaju i rezydencji podmiotu, z którym należy się rozliczyć.

Faktura spółki LTD – kto może być jej odbiorcą?

Invoice to jedyny rodzaj dokumentu sprzedaży stosowany na Wyspach. Niezależnie od tego, czy Twoim klientem jest osoba prywatna, jednoosobowa działalność gospodarcza, self-employed, inna spółka LTD, czy polska spółka z o.o. (cywilna, komandytowa lub jakakolwiek). Każdy otrzyma od Twojej spółki Ltd potwierdzenie transakcji właśnie tego typu.

Podstawowe informacje, które umieścisz na potwierdzeniu w formie invoice również będą każdorazowo takie same. Zobacz, o jakie dane chodzi.

Wzór faktury wystawianej przez spółkę LTD – jakie informacje musi posiadać brytyjski invoice?

Zgodnie z wytycznymi HMRC (Her Majesty's Revenue and Customs), czyli brytyjskiego organu podatkowego, płatniczego i celnego, który określa się odpowiednikiem polskiego Urzędu Skarbowego, wygląd faktury, jej język oraz waluta może być dowolna, natomiast musi zawierać 7 obligatoryjnych elementów.

• Numer identyfikacyjny spółki LTD wystawiającej invoice,
• Nazwę i adres firmy, która sprzedaje towar lub usługę,
• Adres oraz nazwę (lub imię i nazwisko) klienta,
• Jednoznaczny i klarowny opis przedmiotu sprzedaży — niezależnie czy jest to produkt, czy usługa,
• Datę wystawienia lub świadczenia usługi,
• Termin płatności,
• Kwotę do zapłaty wraz z walutą.

Obowiązek umieszczenia dodatkowych informacji na druku lub podjęcia dodatkowych działań w dalszej kolejności zależy od tego, czy strony są zarejestrowane jako płatnicy VAT w swoich krajach (kiedy trzeba lub opłaca się zostać VAT-owcem w Wielkiej Brytanii oraz wszystko o podatku VAT opisaliśmy w osobnych publikacjach: tutaj i tutaj).

• Kiedy spółka LTD musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT?
• Jakie stawki VAT obowiązują w Wielkiej Brytanii?

Jeśli Twoim klientem jest podmiot zagraniczny — inne obowiązki będzie rodziła transakcja między spółkami, a inne — z osobą prywatną.

Spółka Limited zarejestrowana do VAT w UK – co dodatkowo na fakturze?

Jeśli Twoja spółka LTD jest zarejestrowana do VAT GB, na fakturze musisz zawrzeć również:

• stawkę naliczanego podatku VAT lub informację o zwolnieniu,
• wartość sprzedaży netto podzieloną na kategorie wynikające z poszczególnych stawek VAT,
• podatek w ujęciu kwotowym z podziałem na kategorie, o których mowa we wcześniejszych punktach,
• sumaryczną kwotę do zapłaty wraz z podatkiem VAT (kwotę brutto).

Stawka podatku od towarów i usług oraz strona odprowadzająca go będą się jednak różniły zależnie od tego, czy mowa o transakcji wewnątrz kraju, czy zagranicznej. Jeśli faktura dotyczy eksportu, w niektórych przypadkach inaczej wystawi ją eksporter usług, a inaczej spółka eksportująca towar.

Invoice dotyczący usługi lub towarów dla kontrahenta z Wielkiej Brytanii

Transakcja dotycząca usługi lub sprzedaży produktów między dwoma podmiotami wewnątrz Wielkiej Brytanii dla podmiotu będącego aktywnym podatnikiem VAT GB wiązać się będzie z naliczeniem podatku VAT ze stawką zgodną z przedmiotem sprzedaży. Najprawdopodobniej będzie to 20%.

Sprzedaż usługi osobie prywatnej poza UK, a VAT na fakturze

Zgodnie z prawem, spółka LTD rozlicza się z usług świadczonych osobom prywatnym spoza wysp na takich samych zasadach, jak ze wszystkimi klientami krajowymi, a więc nalicza VAT w odpowiedniej stawce.

Faktura na sprzedaż usługi firmie zagranicznej

Jeśli usługa została sprzedana w systemie B2B, czyli spółka musi wystawić dokument kontrahentowi biznesowemu, powinien być on sporządzony ze stosowną adnotacją i podatkiem, ponieważ jest to w myśl przepisów eksport usług, a nabywca rozliczy się z VAT zgodnie z zasadami określającymi import usług.

Faktura sprzedaży towarów za granicę — przedsiębiorstwa i osoby prywatne

Kiedy spółka LTD wystawia fakturę dotyczącą sprzedaży produktów poza granicę Wielkiej Brytanii — to, czy odbiorca jest firmą, czy osobą prywatną nie ma znaczenia. Dla obu podmiotów przedsiębiorstwo sporządzi invoice ze stawką VAT 0%, który rozliczy i zapłaci nabywca towaru.

Warto dodać, że istnieją odrębne przepisy, które w przypadku zagranicznej sprzedaży towarów w sektorze prywatnym będą obligowały spółkę do rejestracji jako podatnik VAT w kraju, do którego sprzedaje.

Spółka Limited niezarejestrowana do VAT w UK

Jeśli Twój roczny obrót nie przekracza £85.000 i nie jesteś podatnikiem VAT GB, zarówno dla kontrahentów z Wielkiej Brytanii, jak i dla każdego klienta zagranicznego np. z Polski (oraz całej UE) powinieneś wystawiać faktury bez VAT. Odprowadzenie podatku leży wtedy po stronie kupującego lub nie występuje wcale. I choć Polski przedsiębiorca zarejestrowany do VAT, będzie musiał go rozliczyć, ostatecznie przysługuje mu także odliczenie całej wartości podatku, więc transakcje stają się „neutralne podatkowo”.

Biuro księgowe, a fakturowanie w spółce LTD

Biura księgowe wyspecjalizowane w obsłudze spółek LTD mogą pomóc Ci również w kwestii faktur.

• Współpracując z biurem, masz możliwość konsultacji każdego dokumentu.
• Od swojego księgowego możesz otrzymać stosowny wzór, na podstawie którego będziesz wystawiać invoice.
• Biuro rachunkowe przypilnuje także momentu, w którym należy zarejestrować Twoją spółkę do VAT i może przeprowadzić Cię przez cały proces.

Wszystkie księgowe aspekty prowadzenia działalności gospodarczej wymagają trzymania tzw. ręki na pulsie, jeśli chodzi o aktualizacje przepisów oraz znajomość niuansów prawnych. Na straży podatków, prawidłowo naliczonego VAT-u i faktur wystawionych w odpowiedni sposób warto postawić profesjonalistów z uwagi na łatwość popełnienia błędu, za którym idą poważne konsekwencje.