Delegacja służbowa w spółce Limited (LTD) w Wielkiej Brytanii to wyjazd pracownika lub dyrektora spółki w celu realizacji obowiązków służbowych poza miejscem pracy. Rozliczenie delegacji musi być zgodne z przepisami HMRC, dzięki czemu pozwala na optymalizację podatkową i obniżenie kosztów działalności. Poniżej podpowiadamy, które delegacyjne wydatki można odliczyć, jak je dokumentować oraz jak uniknąć błędów, aby w pełni skorzystać z korzyści podatkowych.
Spis treści
Jaka podróż to delegacja, którą można rozliczyć w spółce LTD?
Według brytyjskiego prawa delegacja służbowa to wyjazd pracownika zatrudnianego przez spółkę, by wykonać obowiązki służbowe poza stałym miejscem pracy. Delegacja służbowa generuje koszty mogące podlegać odliczeniu od podatku.
Taka podróż musi być jednak:
- Uzasadniona potrzebami działalności i związana bezpośrednio z realizacją obowiązków na rzecz spółki LTD;
- W całości służbowa – jeśli nawet niewielka jej część nosi znamiona wyjazdu prywatnego, nie można rozliczyć jej jako delegacji.
W delegację może zostać wysłany zarówno pracownik, jak i dyrektor spółki LTD. To oznacza, że podróże służbowe odbywają także właściciele takich firm, o ile są zatrudnieni w swoich spółkach i realizują zadania, które nie mogą być wykonane z miejsca stałego zamieszkania lub biura.
Czy wyjście na obiad z kontrahentem to także delegacja?
Wyjście na obiad z kontrahentem, nawet jeśli podczas posiłku omawiane są kwestie biznesowe, nie jest uznawane za delegację służbową ani koszt uzasadniający ulgę podatkową. HMRC traktuje takie wydatki jako koszty związane z rozrywką, co oznacza, że nie można ich uwzględnić w rozliczeniu podatkowym.
Wyjątek stanowią posiłki organizowane przy okazji wydarzeń promujących firmę, jak np. spotkanie z dziennikarzami na premierze nowego produktu. Wydatki związane z takim eventem mogą być kosztem uzasadnionym.
Jeśli natomiast jesteś w delegacji, możesz wliczyć do kosztów posiłki zgodnie z limitem czasowym:
- Jeden posiłek przy podróży powyżej 5 godzin;
- Dwa posiłki przy podróży powyżej 10 godzin;
- Trzy posiłki, jeśli wyjazd wymaga noclegu.
Jakie koszty delegacji można odliczyć? Co nie podlega odliczeniu w podróży służbowej?
Podczas delegacji pracownika to spółka LTD pokrywa wydatki, które są związane bezpośrednio z realizacją zadań służbowych i które firma może następnie odliczyć od podatku CIT. Spółka może też przekazać pracownikowi z góry określoną kwotę (o czym piszemy w dalszej części tekstu).
Aby uniknąć problemów z rozliczeniem, należy pamiętać, które koszty kwalifikują się do odliczenia, a które nie są uznawane przez HMRC. Najpopularniejsze rodzaje kwalifikowanych kosztów, to te związane z:
- Transportem (przeloty, pociągi, paliwo)
Koszty przejazdów służbowych, w tym bilety lotnicze, kolejowe oraz paliwo do samochodów prywatnych wykorzystywanych do celów służbowych.
- Zakwaterowaniem
Koszty noclegów są również kwalifikowane do odliczenia, jednak powinny być adekwatne do potrzeb i celu delegacji. Nadmiernie luksusowe zakwaterowanie wykraczające poza biznesowe standardy może budzić zastrzeżenia urzędu podatkowego.
- Wyżywieniem
Podobnie jak w przypadku noclegów, choć HMRC nie narzuca limitu kosztów jednego posiłku, wydatki powinny być uzasadnione i racjonalne.
- Dodatkowymi wydatkami (np. koszty komunikacji, parkingi)
Wszelkie niezbędne wydatki związane np. z komunikacją służbową (rozmowy telefoniczne) czy parkowaniem można odliczyć, o ile są bezpośrednio związane z delegacją.
Koszty, które nie podlegają odliczeniu to m.in. ekstrawaganckie wydatki, takie jak wizyty w topowych restauracjach czy zamawianie najdroższych dań i alkoholu. Mogą one nie zostać uznane przez HMRC, nawet jeśli są poniesione podczas delegacji. Koszty osobiste, jak np. zakup pamiątek czy wydatki na atrakcje turystyczne, także nie są kwalifikowane do odliczenia.
Dwa sposoby rozliczania delegacji – ryczałt lub na podstawie paragonów i faktur
Delegację w spółce LTD w Wielkiej Brytanii można rozliczyć na dwa sposoby, zależnie od preferencji firmy i specyfiki podróży służbowej.
- Ryczałt: W tym modelu firma planuje podróż i ustala dzienną stawkę ryczałtową zależną od miejsca docelowego. Dzięki temu pracownik otrzymuje z góry określoną kwotę na każdy dzień delegacji. Ryczałt pozwala uprościć rozliczenia i uniknąć zbierania szczegółowych rachunków, przy czym nie jest konieczne zgłaszanie podróży służbowej do HMRC ani uwzględnianie jej w formularzu P11.
- Rozliczenie na podstawie faktur i paragonów: W tym wariancie pracownik przedstawia dowody zakupu, takie jak faktury i paragony, za poniesione wydatki związane z delegacją. Firma podlicza koszty i zwraca pracownikowi pełną kwotę. Rachunki i paragony są wtedy podstawą rozliczenia w księgowości spółki LTD.
Alternatywnie, firma może udostępnić pracownikowi kartę firmową z limitem na czas wyjazdu. Dzięki temu środki są wykorzystywane bezpośrednio z firmowego konta, ale pracownik musi zwrócić wszystkie rachunki i faktury do dokumentacji księgowej.
Dokumentacja i dowody księgowe niezbędne do rozliczenia delegacji
Aby prawidłowo rozliczyć delegację w spółce LTD, konieczne jest dokładne udokumentowanie wszystkich wydatków oraz przechowywanie dowodów księgowych. Tylko odpowiednio przygotowana dokumentacja zapewnia zgodność z przepisami i minimalizuje ryzyko błędów w księgowości.
Niezbędne dokumenty: W trakcie podróży służbowej należy gromadzić wszystkie faktury, rachunki oraz bilety potwierdzające wydatki związane z wyjazdem. Te dokumenty są podstawą rozliczeń z pracownikiem lub dyrektorem, a także pozwalają udowodnić zasadność kosztów w razie kontroli HMRC.
Dowody wyjazdu: Warto mieć dowód na to, że wyjazd miał rzeczywiście charakter służbowy, np. korespondencję z klientem lub fakturę za uczestnictwo w szkoleniu.
Okres przechowywania: Wszystkie dokumenty związane z delegacją należy w przypadku spółki LTD przechowywać przez co najmniej 6 lat. Dzięki temu, w przypadku rutynowej kontroli HMRC, spółka może wykazać, że każdy wydatek był zasadny i zgodny z przepisami.
Aby uniknąć błędów, niedopatrzeń i ewentualnych kar z HMRC, warto rozważyć zlecenie rozliczeń księgowym specjalizującym się w przepisach obowiązujących w Wielkiej Brytanii i spółkach LTD.
Delegacje krajowe i zagraniczne w spółkach LTD – warto wiedzieć!
Delegacje krajowe to wyjazdy służbowe realizowane w granicach Wielkiej Brytanii, które rozliczane są w funtach brytyjskich (GBP). Przepisy są tutaj dość proste, ponieważ nie wymagają przeliczeń walutowych ani dodatkowych formalności związanych z rozliczaniem kosztów w obcej walucie.
Wyjazdy poza Wielką Brytanię, czyli delegacje zagraniczne wiążą się z rachunkami w lokalnej walucie danego kraju. Wydatki poniesione podczas takich delegacji są przeliczane na GBP według obowiązujących kursów, co wymaga dodatkowej dokumentacji walutowej oraz precyzyjnego zapisu dat transakcji, aby uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych.
