Najczęstsze błędy księgowe spółki LTD i firmy self-employed: jak ich uniknąć?

Błędy w raportowaniu VAT

Jednym z najczęstszych problemów księgowych wśród spółek LTD i osób samozatrudnionych jest niewłaściwe raportowanie VAT. Błędne obliczenie wysokości podatku, brak zgłoszenia do VAT na czas, czy składanie niedokładnych deklaracji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych.

W ramach zapobiegania takim sankcjom warto zautomatyzować procesy księgowe przy pomocy nowoczesnych programów, które precyzyjnie obliczają kwoty VAT i wysyłają przypomnienia o zbliżających się terminach. Ważne jest również regularne sprawdzanie progów VAT, aby nie przegapić momentu, w którym obowiązek rejestracji staje się konieczny. Wreszcie, współpraca z profesjonalnym biurem księgowym może zagwarantować, że wszystkie raporty będą składane poprawnie i terminowo.

Brak rozliczania wyciągu bankowego

W przypadku każdej spółki prawa handlowego, również i spółka Ltd wymaga, aby rozliczać firmowy wyciąg bankowy. Poprawne zaksięgowanie wszystkich operacji firmy nie powinno ograniczać się do samych faktur jak ma to miejsce przy jednoosobowych działalnościach (self-employed). Pełna księgowość spółki wymaga ewidencji faktur, dokumentów kosztowych, a także wyciągu bankowego na którym znajdują się operacje (np. opłaty bankowe), co do których nie otrzymamy innego dokumentu z instytucji finansowej.

Rozwiązaniem tego błędu jest pełna ewidencja księgowa wynikający z rachunkowości spółek, której to wymaga zarówno HMRC jak i Companies House. Niepełna księgowość może skutkować karami finansowymi ze strony urzędów i utraty zaufania. Bieżąca współpraca księgowa może uchronić firmę przed dodatkowymi konsekwencjami oraz w sposób przejrzysty prowadzić finanse spółki.

Niewłaściwa klasyfikacja wydatków

Prawidłowa klasyfikacja wydatków jest kluczowa dla spółek LTD, ponieważ ma bezpośredni wpływ na wysokość podatków oraz wyniki finansowe firmy. Niewłaściwe przypisywanie wydatków może prowadzić do problemów z rozliczeniami podatkowymi i przyciągnąć uwagę HMRC.

Częstym błędem jest klasyfikowanie wydatków osobistych jako firmowych, co może skutkować nałożeniem kar oraz obniżeniem zaufania do księgowości firmy. Innym błędem jest niedokładne zapisywanie kosztów uznawanych za kapitałowe, które powinny być amortyzowane przez dłuższy czas, a nie zaliczane jednorazowo do wydatków operacyjnych.

Aby uniknąć tych błędów, warto prowadzić dokładną dokumentację wszystkich wydatków oraz jasno rozróżniać koszty operacyjne od kapitałowych. Regularne konsultacje z doświadczonym księgowym pomogą rozwiać wszelkie wątpliwości i zapewnić, że wszystkie wydatki są prawidłowo przypisane.

Zaniedbanie obowiązków raportowych spółki LTD

Prawidłowe funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa w UK, jest uzależnione od wypełniania obowiązków raportowych. Z kolei niedopełnienie tych formalności może prowadzić do poważnych problemów. Opóźnienia w składaniu raportów, takich jak roczne sprawozdania finansowe, oraz nieinformowanie o zgłoszeniu ważnych zmian w strukturze spółki, np. zmiany dyrektora czy adresu siedziby, to najczęstsze błędy tego typu. Takie zaniedbania mogą skutkować sankcjami ze strony Companies House i/lub HMRC.

By się przed nimi uchronić, warto korzystać z kalendarza raportowego, który przypomni o nadchodzących terminach. Wprowadzenie systemu przypomnień lub skorzystanie z usług biura księgowego, które zajmuje się pełną obsługą administracyjną, pomoże w terminowym i prawidłowym wypełnianiu wszystkich obowiązków.

Problemy z PAYE (Pay As You Earn)

PAYE, czyli Pay As You Earn, to system stosowany w Wielkiej Brytanii do pobierania podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne bezpośrednio z wynagrodzeń pracowników. Pracodawcy są zobowiązani do obliczania, zgłaszania i odprowadzania tych kwot na rzecz HMRC w imieniu swoich pracowników.

Jednak system PAYE może być źródłem błędów, takich jak nieprawidłowe obliczenia potrąceń, niedokładne raportowanie danych do HMRC czy opóźnienia w płatnościach. Niewłaściwe zarządzanie PAYE może prowadzić do kar finansowych oraz poważnych problemów administracyjnych.

Aby zapobiec błędom związanym z tym systemem, warto regularnie przeprowadzać:

• Szkolenia z zakresu jego obsługi, co pozwoli uniknąć pomyłek wynikających z nieznajomości przepisów.
• Audyty płacowe, które mogą pomóc w wykrywaniu i naprawianiu ewentualnych nieścisłości.

Alternatywnie, delegowanie tych obowiązków doświadczonemu księgowemu zapewni prawidłowe zarządzanie całym procesem i terminowe rozliczenia.

Brak korzystania z ulg podatkowych

Wielu przedsiębiorców (zarówno spółki LTD, jak i osoby samozatrudnione) ma dostęp do różnorodnych ulg podatkowych. Mogą one znacznie obniżyć kwoty podatków, które firma musi zapłacić, a tym samym poprawić jej wyniki finansowe.

Niestety, brak świadomości lub zrozumienia, jak korzystać z ulg, prowadzi do niewykorzystania przysługujących odliczeń. Konsekwencją może być niepotrzebne płacenie wyższych podatków, co obniża konkurencyjność firmy i jej rentowność.

Aby nie przegapić dostępnych odliczeń podatkowych, warto regularnie konsultować się z księgowym, który śledzi zmiany w przepisach. Dodatkowo, uczestnictwo w szkoleniach podatkowych i kursach związanych z księgowością może pomóc przedsiębiorcom lepiej zrozumieć system ulg i wykorzystać pełen potencjał przepisów podatkowych.

Opóźnienia w płatnościach do HMRC

W kontekście działalności gospodarczej, zarówno spółki LTD, jak i osoby samozatrudnione muszą regularnie uiszczać różne płatności do HMRC, m.in.:

• Podatek dochodowy,
• Podatek VAT,
• Składki na ubezpieczenia społeczne.

Niedotrzymywanie terminów płatności może prowadzić do naliczania odsetek, kar finansowych, a w skrajnych przypadkach nawet do postępowań windykacyjnych.

Aby uniknąć takich konsekwencji, kluczowe jest wczesne przygotowanie deklaracji podatkowych, co daje wystarczająco dużo czasu na terminową zapłatę należnych kwot. Warto również ustawić automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach płatności, co pomoże zorganizować i terminowo rozliczać swoje zobowiązania wobec HMRC. Regularne przeglądanie finansów z księgowym również może uchronić przed nieprzyjemnymi niespodziankami.

Podsumowanie

Unikanie najczęstszych błędów księgowych to klucz do stabilności finansowej i sukcesu każdej spółki LTD oraz osoby samozatrudnionej. Błędy w raportowaniu VAT, niewłaściwa klasyfikacja wydatków, zaniedbanie obowiązków raportowych, problemy z PAYE, brak korzystania z ulg podatkowych czy opóźnienia w płatnościach do HMRC mogą skutkować kontrolą z urzędu, karami finansowymi, dodatkowymi kosztami i zbędnym stresem.

Aby uchronić swoją firmę przed tymi problemami, naszym zdaniem warto zainwestować w profesjonalne wsparcie księgowe. Biuro księgowe pomoże Ci w prawidłowym zarządzaniu finansami, dzięki czemu będziesz mógł skoncentrować się na rozwijaniu swojego biznesu. Skontaktuj się z nami już dziś, aby zapewnić sobie spokój i bezpieczeństwo w kwestiach księgowych.